سطوح  و تكنيكهاي مديريت كيفيت:

براي آنكه جريان ارتقاي سطح كيفيت در حوزه خدمات دولتي به گونه اي مؤثر و پويا حركت خويش را آغاز نموده و نتايج مطلوب خويش را نمايان سازد؛ اعمال تغييراتي در چهار سطح مختلف سازمان ضروري خواهد بود. از سوي ديگر براي پياده سازي اين تغييرات در هركدام از سطوح چهارگانه نظام اداري تكنيكهاي ويژه اي معرفي شده اند. مجموعه اين روشها و سياستهاست كه ضمن اعمال شيوه اي مؤثر از مديريت تغيير در سازمانها زمينه هاي نهادينه سازي برنامه هاي تحول اداري را نيز فراهم مي آورد. اينك به مرور اين سطوح و تكنيكها خواهيم پرداخت. نكته مهم و لازم به توجه آنستكه خوشبختانه بسياري از اين تكنيكها در قالب قوانين، مصوبات، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و آيين نامه هاي اجرايي در سطح دستگاه هاي اجرايي كشور مورد الزام حقوقي و اداري نيز واقع شده اند؛ هرچند كه براي عملياتي و نهادينه شدن آنها به نظر مي رسد كه تمهيداتي بيش از الزام قانوني مورد نياز باشد. به هر حال تلاش مي شود تا ضمن معرفي تكنيكهاي مناسب جهت ارتقاي كيفيت در سازمانهاي ارائه كننده خدمات دولتي، به مباني و مستندات قانوني حاكم براين تكنيكها نيز كه عمدتاً در قالب برنامه هاي هفتگانه تحول در نظام اداري قابل تحليل هستند؛ اشاره شود.

الف) سطح سخت افزاري: (بخشي از برنامه ششم تحول در نظام اداري با عنوان اصلاح فرايندها، روش هاي انجام كار و توسعه فن آوري اداري)

در نخستين گام لازم است تا در مورد پاره اي جنبه هاي سخت افزاري سازمان اقداماتي اصلاحي و تحول زا در راستاي ارتقاي سطح كيفيت صورت پذيرد. ابعاد سخت افزاري سازمان معمولاً حالتي ملموس، عيني و قابل مشاهده دارند و در اولين برخورد با سازمانها مورد بررسي و ارزيابي قرار مي گيرند. برخي تكنيكهاي قابل پياده سازي در ابعاد سخت افزاري سازمان هاي دولتي كه با هدف افزايش كيفيت توصيه شده اند بدين شرح قابل بيان هستند.

مجهز نمودن سازمانهاي دولتي به امكانات مناسب محيط كاري و فناوري هاي جديد اداري از طريق جايگزيني و تعويض تجهيزات قديمي و ناكارامد با تكنولوژي ها و ابزارهاي نوين

بازنگري در طراحي و استقرار موقعيت مكاني ساختمانها و واحدهاي اداري دولتي از طريق رعايت استانداردها و معيارهاي فني مدون در طراحي فضاهاي اداري و بهينه سازي جانمايي سازماني و نيز اصلاح نحوه چيدمان فضاي اداري با هدف كاهش زمان تلف شده در فواصل، تسهيل ارتباط همكاران، و بهكرد نظام خدمت رساني به مردم (ماده 89 قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت و ضوابط طراحي فضاهاي اداري)

استقرار سيستم اتوماسيون اداري و تلاش براي برقراري ارتباطات مجازي و الكترونيك در نظام روابط درون سازماني و همچنين تبادلات برون سازماني با محيط ضمن بهره گيري از فناوري هاي نوظهور عرصه اطلاعات و ارتباطات (مصوبه مورخ 22/4/1381 شوراي عالي اداري با عنوان اتوماسيون فعاليتهاي اختصاصي و دولتي نظام اداري)

برنامه ريزي جهت كاهش مراجعات شهروندان به سازمانهاي دولتي بمنظور كسب اطلاعات يا دريافت خدمات از طريق طراحي و پيش بيني سازوكارهاي نوين تبادلي و تعاملي همانند استقرار تلفن گويا، سايت اينترنتي اطلاع رساني، صفحات تعاملي پويا در وب سايتها جهت ارائه درخواستها و دريافت خدمات (مصوبات متعدد شوراي عالي اداري و هيئت وزيران در مورد اتوماسيون اداري)

اجراي تكنيك 5s در مجموعه سازمان بصورت فراگير و كامل با مشاركت همه شمول تمامي همكاران شامل: 1) حذف اقلام غيرضروري 2) استقرار اشياء و امكانات در محل مناسب 3) نظافت محيط كاري 4) نظافت شخصي 5) نظم و انضباط

تشكيل كميته كيفيت (كميسسون تحول اداري) در محيط داخلي سازمان با هدف احياء و استمرار فرهنگ و روحيه اهتمام به ارتقاي كيفيت با تركيبي از نمايندگان معاونتها يا واحدهاي مختلف سازمان دولتي و نيز با حضور نماينده مديريت با ارائه برنامه اي منظم و منطقي براي تشكيل و استمرار جلسات

اختصاص اعتباري ويژه براي آغاز حركت تحول ساز مديريت كيفيت ضمن تعيين برنامه عملياتي و زمانبندي شده براي هزينه كرد اين اعتبار و نيز پيش بيني منابع اعتباري جديد يا مستمر براي تداوم و استمرار جريان مديريت كيفيت (اختصاص 25صدم درصد از اعتبارات هزينه اي دستگاههاي اجرايي با كد بودجه اي 10313 به مباحث تحول اداري و نيز اختصاص 20درصد از اعتبارات مازاد درآمد استاني به اين برنامه ها)